Diefstal in erfgoedarchieven

Dit is een column van Emmy Ferbeek, hoofd afdeling Archief- en Collectiebeheer van het Stadsarchief Amsterdam, over diefstal in de erfgoedsector: "Openheid over diefstal is een effectieve vorm van beveiliging".

In 2004 werden in Amsterdam opnames gemaakt voor de film Ocean’s Twelve, met in de hoofdrollen George Clooney en Brad Pitt. Ocean’s Twelve was het vervolg op Ocean’s Eleven en naderhand is ook nog een nummer dertien uitgebracht. In deze films draait het altijd om een spectaculaire diefstal door een groep avontuurlijke criminelen onder leiding van Danny Ocean, gespeeld door George Clooney. In Ocean’s twelve wordt door de groep een VOC aandeel gestolen uit een huis aan een van de Amsterdamse grachten. De opnames trokken veel belangstelling van publiek en pers. Het Stadsarchief koos dit moment om naar buiten te treden met de diefstal van een VOC aandeel uit onze collectie, het tot dan toe oudst bekende VOC aandeel. Door de diefstal van het VOC-aandeel publiekelijk te maken wilden we bereiken dat dit stuk onverhandelbaar werd.

Later dat jaar verklaarde de Duitse antiquaar Weng, die in de jaren tachtig grote aantallen uit het Stadsarchief ontvreemde waardepapieren had aangekocht (naar eigen zeggen te goeder trouw) in een artikel in de Volkskrant over de publiciteitsstunt van het Stadsarchief: “Grappig, maar natuurlijk volstrekt onproductief. De huidige eigenaars kunnen het aandeel nu moeilijker kwijt. Ik heb de indruk dat zij het VOC-papier nog liever aan een Duits museum schenken dan dat ze het terugverkopen.” Ons doel was met de publiciteit rondom de film bereikt.

In november vorig jaar publiceerde het Historisch Nieuwsblad een artikel op de website met de titel: meer openheid nodig over diefstal archieven. In een korte vragenronde onder archivarissen werd gevraagd naar hun ervaring met diefstal. In het artikel wordt gesteld dat de archivarissen in het algemeen erkennen dat er wel eens wordt gestolen maar claimen dat dit bij hun eigen instelling niet of nauwelijks voorkomt. En als dat zo is dan is dat jammer. Want openheid over diefstal binnen de erfgoedsector is een effectieve vorm van beveiliging. Het wordt dan gemakkelijker om te erkennen dat er een diefstal heeft plaatsgevonden, omdat een beheerder zich er niet meer voor hoeft te schamen, simpelweg omdat duidelijk is dat het iedere beheerder kan overkomen. Als we open zijn dan kunnen we elkaar als collega’s helpen om stukken te retourneren naar de rechtmatige eigenaar. En ook handelaren en verzamelaars die te goeder trouw zijn kunnen ons helpen met het opsporen van verdwenen stukken. We kunnen als collega’s leren van elkaars ervaringen en fouten. En we kunnen ons samen sterk maken om te zorgen dat er voldoende kennis komt bij justitie en politie zodat zij adequaat kunnen reageren wanneer zich een diefstal bij een erfgoedinstelling voordoet.

En dat laatste is hard nodig want mijn ervaring met politie en justitie tijdens de recente interne diefstal bij het Stadsarchief zijn ronduit slecht. Men is van goede wil, absoluut, maar men heeft geen idee waar het over gaat bij archiefinstellingen en kan daardoor niet adequaat reageren. Dat begint al bij de aangifte, mijn collega Garrelt Verhoeven van de BC van de UB van de UvA en ik hebben uren doorgebracht op het politiebureau om de eerste aangifte voor elkaar te krijgen. Een vriendelijke, doch volstrekt onervaren aspirant agent moest het proces verbaal opmaken. Het geautomatiseerde systeem waarin het proces verbaal moest worden gemaakt was volstrekt verouderd en kende geen terminologie die maar in de buurt kwam van een omschrijving van de archiefstukken. Na deze eerste aangifte heb ik een rondgang langs Amsterdamse bureaus moeten maken om uiteindelijk bij een rechercheur terecht te komen die de zaak in behandeling nam. En hoe welwillend deze rechercheur ook was, hij had natuurlijk ook andere zaken op te lossen en dus niet alle tijd voor onze zaak. Als hij vrij was, en daar had hij alle recht op na een aantal lange diensten, dan lag de zaak weer stil. Het heeft mij grote moeite gekost om hem uit te leggen dat het niet mogelijk was na te gaan wat er ontbrak in onze depots. Dat ik niet even 40 strekkende kilometer archief kon nalopen. En nee, dat niet ieder archiefstuk individueel geregistreerd wordt. Dat er niet overal een eigendomsstempel op staat. Het heeft me ook grote moeite gekost om duidelijk te maken dat er zo snel mogelijk, nog voor mijn collega er achter kwam dat wij wisten dat hij gestolen had, een huiszoeking moest komen, zodat vastgesteld kon worden of er zich in de woning van deze collega nog meer archiefstukken bevonden. Toen ik de politie daarvan overtuigd had moesten we wachten op toestemming van de officier van justitie. En die toestemming kwam niet. De financiele waarde van de aangetroffen stukken was te laag om een dergelijk zwaar middel voor in te zetten. Het feit dat het openbaar bezit betrof, cultureel erfgoed, dat mogelijk over een langere periode gestolen was en nog in bezit van de dief kon zijn bleek niet van doorslaggevende betekenis te zijn.

Aangifte doen van diefstal is niet niks wanneer het een interne diefstal betreft. De schok wanneer je voor het eerst hoort dat een collega van jou archiefstukken heeft gestolen is enorm. Een dergelijk bericht moet dan ook met zorg binnen de eigen organisatie worden gecommuniceerd. Bij het Stadsarchief zijn de verschillende afdelingen op een en hetzelfde moment door het betreffende afdelingshoofd bij elkaar geroepen, nadat de directe collega’s van de dief eerst op de hoogte waren gebracht. De reacties waren heel verschillend, maar altijd bijzonder emotioneel. Sommige collega’s zaten verbijsterd voor zich uit te staren, anderen moesten huilen of waren woedend. Binnen de gemeente Amsterdam is er gelukkig een Bureau Integriteit dat bij dit soort zaken ingeschakeld wordt en ondersteunt bij de verdere afhandeling. We hebben daar veel baat bij gehad. De collega is uiteindelijk ontslagen vanwege deze diefstal. Voor ons was van het begin af aan duidelijk dat hij onmogelijk nog voor het archief kon blijven werken. Maar ook bij een civielrechtelijke procedure bleek het moeilijk om duidelijk te maken waarin de diefstal van archiefstukken nu afweek van de diefstal van bijvoorbeeld een laptop. Dat het nu juist onze taak is om als archiefbeheerders te zorgen dat de aan ons toevertrouwde archieven voor de eeuwigheid bewaard blijven in goede, geordende en toegankelijke staat en dat het daarom ontoelaatbaar is dat één van ons voor eigen gewin deze archiefstukken te gelde maakt.
De verbijstering is groot wanneer blijkt dat een gewaardeerde collega, die al meer dan 30 jaar werkzaam is bij het archief en behoort tot de medewerkers met de meeste kennis over de archieven, een dief is. Uitonderzoek blijkt dat bovenstaand profiel vaak van toepassing is op interne dieven. Ze genieten het vertrouwen van hun collega’s en leidinggevenden, hebben kennis van de waarde van de stukken en de mogelijkheden om zich toegang te verschaffen tot die stukken. Hiermee wil ik natuurlijk niet zeggen dat iedere medewerker die aan dit profiel voldoet een mogelijke dief is. Maar het is wel goed om je er van bewust te zijn dat je bij deze groep medewerkers de grootste risico’s loopt. Vertrouwen is belangrijk bij ons werk, maar we moeten ons wel hoeden voor blind vertrouwen. Het is belangrijk dat medewerkers zich bewust zijn van het feit dat er een collega kan zijn die de verleiding niet kan weerstaan om zich een archiefstuk toe te eigenen, om welke redenen dan ook. Medewerkers moeten zich bewust worden dat, wanneer men met originele stukken werkt, deze stukken niet voor langere tijd onbewaakt op de werkplek kunnen blijven liggen, dat afwijkend gedrag bij een collega wel degelijk aandacht verdiend omdat daarmee misschien tijdig erger kan worden voorkomen. Integriteit moet hoog op de agenda van de organisatie staan, niet om elkaar wantrouwend aan te kijken maar juist om afwijkend gedrag bespreekbaar te maken. Daarom is ook binnen de organisatie openheid over diefstal van het grootste belang.

Natuurlijk, ook het Stadsarchief is bang voor imagoschade wanneer we de openheid zoeken en de media benaderen. Het blijft toch altijd de vraag hoe de media een dergelijk onderwerp oppakken. Eind vorig jaar werd aan het Stadsarchief een tekening van Mondriaan nagelaten. Uiteindelijk kwam het bericht van de diefstal vlak na het bericht van dit legaat in de kranten. Stel je de krantenkop toch voor: Mondriaan niet veilig bij Stadsarchief. Maar ook hierbij helpt het wanneer we allemaal open over dit probleem zijn, de discussie kan dan gaan over het voorkomen en oplossen van problemen, met hulp van de media, in plaats van uit angst voor imagoschade een diefstal in de doofpot te stoppen.

Vlak na de publicatie van de diefstal in januari van dit jaar was ik op bezoek bij een groot Nederlands warenhuis om te spreken over de eventuele overdracht van hun archief aan het Stadsarchief. Mijn contactpersoon van dat warenhuis vertelde me dat hij het zo leuk had gevonden dat bij een programma op AT5 bleek dat het historisch onderzoek voor dat programma gedaan was bij het Stadsarchief. Ik was natuurlijk blij dat te horen maar zei dat we jammer genoeg ook minder positief in het nieuws waren geweest. Mijn contactpersoon keek me verbaasd aan en vroeg waarmee dan wel. Toen ik hem van de interne diefstal vertelde zei hij, o ja, dat heb ik ook gelezen, ja welk bedrijf heeft daar nou niet mee te maken. Mijn angst dat deze diefstal wellicht een negatief effect zou hebben op de besluitvorming rondom de overdracht van het archief was volkomen ongegrond. In de detailhandel accepteert men het feit dat er gestolen kan worden door medewerkers en investeert in maatregelen om dit tegen te gaan. Die kant moeten wij met zijn allen ook op. Niet meer bang zijn om te erkennen dat het probleem bestaat, maar er samen de schouders onder zetten om het zoveel mogelijk te voorkomen en indien nodig op te lossen, met hulp van een gespecialiseerde politieman of vrouw en in samenwerking met een justitie die snapt wat er speelt.

Emmy Ferbeek
Hoofd afdeling Archief- en Collectiebeheer
Stadsarchief Amsterdam


Mediabestanden


0 reacties

Plaats een reactie