'Dat is mogelijk door onze vrijwilligers'

Als we in de klas bezig zijn met onze opdrachten voor een museum, is een veel gestelde vraag van dat museum: waar halen we de werkkrachten vandaan? Het meest gegeven antwoord is hierbij: dat kunnen we aan onze vrijwilligers vragen. Maar wat komt er nou allemaal kijken bij het gebruiken van vrijwilligers in organisaties? Wat zijn de voordelen en wat zijn de nadelen? Om achter de antwoorden op deze vragen te komen, interviewde ik Freek van Kessel, medewerker educatie en coördinator van de vrijwilligers bij de Hortus Botanicus Amsterdam, een instelling met meer dan zeventig vrijwilligers.

’U bent medewerker educatie bij de Hortus. Wat houdt uw functie precies in?

‘’Ik werk primair in de educatie. Dit betekent dat ik verantwoordelijk ben voor educatie van basisscholen tot universiteiten en alles wat daar omheen hangt. Hier vallen de lesprojecten voor scholen onder, maar ook bijvoorbeeld speurtochten in de vakanties. Daarnaast ben ik coördinator van de rondleiders, dat is één van de vier vrijwilligersgroepen. Tot slot ben ik verantwoordelijk voor het aanbod van vaste rondleidingen en de invulling van de themarondleidingen. Eigenlijk komt alles wat bij de Hortus met educatie te maken heeft bij mij terecht. Een voorbeeld van een project waar ik me voor de Hortus mee bezighoud is Voedselwijs, dit doen wij samen met het ANMEC, het Amsterdam, Natuur, Milieu-Educatiecentrum, dat hier naast de Hortus zit. Samen met verschillende partijen in Amsterdam zijn wij bezig om kinderen tijdens hun basisschoolopleiding meer bewust te maken van wat ze eten en waar het eten vandaan komt, want erg veel kinderen weten dit niet. Dit project heeft er onder andere mee te maken dat de Gemeente Amsterdam voedselonderwijs als één van de speerpunten van het onderwijs heeft aangegeven.’’

‘’De Hortus Botanicus heeft momenteel ongeveer vijfenveertig vaste medewerkers en zeventig vrijwilligers in dienst. Kunt u vertellen of er altijd zoveel vrijwilligers bij de Hortus zijn geweest, aangezien het al 375 jaar bestaat?’’

‘’Of het altijd zo is geweest, weet ik niet. De Hortus is vroeger natuurlijk onderdeel geweest van de Universiteit van Amsterdam en sinds eind jaren negentig hiervan afgesloten. Sinds de afstoting is de gehele opzet van de Hortus veranderd, en ik denk dat er sinds die tijd ook meer gebruik is gemaakt van de vrijwilligers. Toen de Hortus loskwam van de universiteit moest hij op eigen benen gaan staan. Dit betekent dat je alleen maar te maken hebt met inkomsten die je zelf kunt genereren en de bijdragen die je uit subsidies kunt krijgen. De Hortus krijgt niet, zoals sommige musea als het Rijksmuseum, genoeg subsidie om daarop rond te kunnen komen, dus we moeten meer en meer op vrijwilligers bouwen. Met name in het laatste decennia is dit groter geworden en dan met name richting educatie en rondleidingen. ‘’

‘’Ziet u nog andere redenen waarom er juist vrijwilligers zouden moeten worden gebruikt, in plaats van betaalde krachten?’’


‘’Ik denk dat je vrijwilligers inzet omdat het hun natuurlijk uitkomt, maar ook omdat je iets te bieden hebt. Anders komen er geen vrijwilligers. De vrijwilligers die hier rondlopen, doen dat voornamelijk omdat ze het ook heel erg leuk vinden, omdat ze er iets van leren en omdat ze er iets voor terugkrijgen. Dat zijn erg belangrijke redenen en die kunnen we bieden. Ik denk dat het ook een stukje maatschappelijke functie is, als je iets kunt en het ook daadwerkelijk doet. Als ik kijk naar educatie, de tuin en de rondleiders, dan zijn het groepen waar we ook echt iets substantieels aan terug kunnen bieden voor die vrijwilligers.’’

‘’Ziet u ook belangrijke obstakels om welke redenen u het gebruik van vrijwilligers juist zou ontmoedigen?’’

‘’Ik denk dat dit erg te maken heeft met welke taak je aan de vrijwilligers geeft, waar je ze voor zou willen inzetten. Een vrijwilliger heeft andere grenzen dan een betaalde medewerker. Dit betekent dat iemand het bijvoorbeeld wel vrijwillig doet, maar niet vrijblijvend. Iemand kan bijvoorbeeld zeggen: Ik kan die week niet, want ik ben op vakantie. Je weet gewoon dat wanneer de entree en onze winkel wordt gedraaid door vrijwilligers, je een groep van ongeveer 25 mensen nodig hebt om die bezetting rond te krijgen. Als er gebruik wordt gemaakt van vaste krachten, heb je er misschien drie à vier nodig. Daar komt ook bij dat je soms in vakantieperiodes met heel veel moeite je rooster rond krijgt. Dat weet je van tevoren en dat is iets waar je rekening mee moet houden. Zelf ben ik coördinator van de rondleiders en de educatievrijwilligers, en voor de rondleidingen komt het voor dat ik heel veel moeite heb iemand te vinden, omdat het net iedereen niet goed uitkomt. Voor educatie geldt hetzelfde. Het is dat ik het zelf ook leuk vindt om mee te draaien met educatie, dus met alle liefde draai ik ook een les. Maar zo gebeurt het dus, soms kost het erg veel moeite.’’

‘’En wat is uw persoonlijke mening over het gebruiken van vrijwilligers bij de Hortus? Zijn het er te veel, te weinig of is de verhouding tussen betaalde krachten en vrijwilligers precies genoeg?’’

‘’Ik denk dat het niet zozeer uitmaakt hoe de verhouding is tussen het aantal vrijwilligers en betaalde medewerkers. Ik denk dat het belangrijkste is dat de vrijwilligers een duidelijke functie hebben en een goede vrijwilligerscoördinator hebben. Dit houdt in dat iemand een aanspreekpunt is voor de vrijwilligers, maar ook dat diegene in de organisatie staat namens de vrijwilligers. Iemand die niet alleen maar denkt: Wat is het beste voor de Hortus en de organisatie, maar ook juist vanuit het oogpunt denkt: Oké, dit is wat mijn vrijwilligers willen en wat ze nodig hebben, hoe ga ik in de organisatie ervoor zorgen dat dit gebeurd? Als je voor je groep vrijwilliger zo’n persoon hebt, dan maakt het niet veel uit hoeveel vaste medewerkers je hebt. Ik denk wel dat iedere coördinator op een gegeven moment een maximaal aantal vrijwilligers kan coördineren. Ik coördineer momenteel twee groepen van 25 vrijwilligers en mijn persoonlijke mening is dat het er niet meer moeten worden, want anders kan ik niet iedereen de tijd geven die ik ze zou moeten geven. Wat, denk ik heel veel uitmaakt, is wat voor taak je die vrijwilligers geeft. De educatievrijwilligers bijvoorbeeld komen op gezette tijden en daarvoor hoef ik niet fysiek aanwezig te zijn. Bij het werken in de tuinen zelf moeten de vrijwilligers wel meer aangestuurd worden. In dat geval stuur je ze direct aan, en kun je misschien twee, drie vrijwilligers aansturen. Zo zie je dus, het is meer van belang wat de vrijwilligers voor soort werk doen. Van daaruit kun je bepalen hoeveel coördinatoren er nodig zijn. Het persoonlijke contact is natuurlijk wel belangrijk, maar dit geldt met name of de vrijwilligers zelfstandig aan de slag kunnen, of dat ze hier directe begeleiding of sturing bij nodig hebben.’’

‘’Hoe zorgt u ervoor dat u persoonlijk contact houdt met de vrijwilligers?’’

‘’We hebben een aantal vergaderingen per jaar, waar ook wordt gevraagd of iedereen aanwezig kan zijn. Ook lopen de vrijwilligers die rondleidingen geven zelf wel eens binnen. Soms als ik weet dat iemand een rondleiding heeft gegeven, loop ik even naar ze toe en vraag ik hoe het ging, waar ze tegen aan liepen en of ik ze ergens mee kan helpen. De vrijwilligers van de educatie zijn hier tijdens kantooruren. Dit betekent dat wanneer zo’n project gedraaid wordt, ik ook aanwezig ben, even aanschuif van tevoren en vraag of er dingen zijn waar ze tegenaan lopen, en dan voornamelijk kijken of ze elkaar ermee kunnen helpen.’’

‘’Worden er ook nog bepaalde onderzoeken gedaan naar wat de vrijwilligers ervan vonden om hier te werken?’’

‘’In grote zin niet, nee. Als coördinator houdt je gewoon een feeling met de groep. Hier krijg je verschillende signalen van, zowel positief als negatief. Hieruit kristalliseer je zelf een beeld van: Dit is het beeld dat de vrijwilligers hebben over het werk dat ze doen. Met name tijdens de vergaderingen, ongeveer zeventig procent van de deelonderwerpen die besproken worden, zijn de ervaringen van de rondleidingen. Hoe is het de afgelopen periode vergaan, wat zijn jullie ervaringen en vervolgens, wat gaan jullie de komende periode doen en wat vinden jullie van de dingen die vanuit de organisatie gepland zijn? Soms kun je hier niks aan doen, maar soms ook wel. Ik denk niet dat je een heel diepgaand onderzoek moet doen over hoe je vrijwilligers het vinden. Als een rondleider bijvoorbeeld een inhoudelijk probleem heeft, kan ik daar, met mijn achtergrond aan de Reinwardt Academie niet heel veel mee. Dan ga ik juist naar andere vrijwilligers om te zien of zijn wel over die kennis beschikken en om te vragen hoe zij het aanpakken, wat hun ervaring is. Ik wil echt dat ze elkaar gaan helpen, dat ze een echt team zijn en dat ze niet alleen maar naar de coördinator stappen.’’

‘’Jullie hebben een erg groot aantal vrijwilligers die ieder hun steentje bijdragen. Hoe komen jullie de vrijwilligers tegemoet? En dan met name in onkostenregelingen, feestjes, uitjes, kerstpakketten.’’

‘’Vroeger had de Hortus wel vier verschillende structuren als het ging om vrijwilligersvergoeding. Nu proberen we daar steeds meer één richtlijn op te hanteren. Het plan is nu dat de mensen een vergoeding krijgen voor het vrijwilligerswerk dat ze doen, dat gaat dan om rondleidingen, lessen of de dagen dat ze in de winkel zijn. Er mag gekozen worden voor vergoeding per gewerkt uur of vervoerskosten. Wij hebben het eerste gekozen, omdat de meeste vrijwilligers uit Amsterdam komen. Daarnaast hebben we maandelijks een borrel, er is een kerstborrel met een kerstpakket en er is een personeelsuitje waarvoor alle vrijwilligers worden uitgenodigd. Alle vrijwilligers zijn Vriend van de Hortus, dus ze mogen altijd gratis naar binnen en ze krijgen een consumptiekaart, waarmee ze een bepaald aantal consumpties in het museumcafé kunnen krijgen. Dus ja, we komen ze zeker tegemoet en dat is met name zoeken naar een niet te zwaar wegende kostenpost. Iets dat voor de organisatie relatief weinig kost, maar wat voor de vrijwilligers toch van hoge betekenis kan zijn.
Iedereen die bij de Hortus met kinderen of bij de kassa werkt moet wel een Verklaring Omtrent Gedrag kunnen laten zien. Hiernaast worden mensen natuurlijk ook ingewerkt. Rondleiders krijgen een cursus, die drie middagen duurt. Dit doen wij omdat de rondleiders ons uithangbord zijn, en we zeker willen weten dat ze zowel kunnen rondleiden, als dat ze genoeg inhoudelijke kennis hebben. De educatievrijwilligers doen een soortgelijk traject en krijgen een handleiding, maar zij kunnen in principe dan zelf aan de slag. Wel loop ik natuurlijk met hun mee, om te kijken of ik ze nog zelf kan helpen, of dat de opdrachten zelfstandig uit te voeren zijn.’’


Mediabestanden


0 reacties

Plaats een reactie